Eigenbelege für Steuer, Finanzamt & Buchhaltung

In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Eigenbelege für Steuererklärung, Finanzamt und Buchhaltung so wichtig sind.

Zudem stellen wir Ihnen eine kostenlose Eigenbeleg Vorlage zur Verfügung, mit welcher Sie Ihre Steuer beim Finanzamt geltend machen können.

Eigenbeleg Vorlage für Steuererklärung, Finanzamt & Buchhaltung kostenlos herunterladen

Nutzen Sie unsere Download-Seiten für die kostenlose Eigenbeleg Vorlage, um Steuererklärung, Finanzamt und Buchhaltung bedienen zu können.

Der Grund für das Ausstellen eines Eigenbelegs ist das ersetzen einer fehlenden Originalquittung, welche im Rahmen einer geschäftlichen Aufwendung ausgestellt wurde.

Das Erstellen eines Eigenbeleges sollte stets die Ausnahme bleiben, da verhältnismäßig viele eigens ausgestellte Belege beim Finanzamt verdacht auf Betrugsversuche erregen könnte. Zudem ist der Beleg mit sämtlichen Pflichtangaben zu versehen, wie Sie auch auf einem Originalbeleg vorkommen würden.

Eigenbeleg für die Steuererklärung nutzen

Haben Sie für die Steuererklärung notwendige Rechnungen und Quittungen verloren, ist der Eigenbeleg meist die letzte Rettung.

Mithilfe eines Eigenbelegs können Sie in doppelter Hinsicht Steuern sparen.

  • Zum Einen bekommen Sie damit die Mehrwertsteuer für abzugsfähige Betriebsausgaben wieder zurückerstattet.
  •  Zum Anderen können Sie auch an der Einkommenssteuer sparen, da mit dem Eigenbeleg betriebliche Ausgaben erfasst und in der jährlichen Einkommenssteuererklärung von den zu versteuernden Einkommen abgezogen werden können. Der zu versteuernde Betrag , fällt somit kleiner aus. Aus diesem Grund sollten Sie auch für nicht abzugsfähige Betriebsausgaben Eigenbelege erstellen.

Mit unsere Eigenbeleg Vorlagen & Mustern für Bewirtungen, Reisekostenabrechnungen und sonstigen Betriebsausgaben können Sie Ihre geschäftlichen Aufwendungen trotz fehlender Originalrechnungen steuerlich geltend machen.

Tipp: Möchten Sie einen Eigenbeleg für die Zahlung von Trinkgeld erstellen, so müssen Sie zusätzliche Angaben zur Bewirtung machen. Diese Arbeit kann Ihnen unsere Bewirtungsbeleg Vorlage erleichtern, welche diese Angaben bereist vorsieht und ebenfalls kostenfrei zum Download bereit steht.

Eigenbelege gelten nicht für Vorsteuerabzüge

Eine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist laut Umsatzsteuergesetz § 15 eine ordnungsgemäße Rechnung. Da auf Eigenbelegen durch die fehlende Umsatzsteuerausweisung nicht klar ersichtlich ist, ob der Zahlungsempfänger Kleinunternehmer oder Privatmann ist, können diese nicht für Vorsteuerabzüge verwendet werden.

Solange der Arbeitsaufwand im Verhältnis zur möglichen Steuerersparnis steht, sollten Sie also versuchen, eine Kopie der fehlenden Rechnung anzufordern.

So wird Ihr Eigenbeleg vom Finanzamt anerkannt

Grundsätzlich haben Sie keinen Anspruch darauf, dass das Finanzamt Ihren Eigenbeleg anerkennt und steuerrechtlich verbucht.

Wurde der Eigenbeleg korrekt und plausibel erstellt, liegt es am Ende im Ermessen des jeweils zuständigen Finanzbeamten, ob Ihr Eigenbeleg im Rahmen der Steuererklärung akzeptiert wird.

Im Folgenden sehen Sie die 4 Hauptkriterien, welche Grundvoraussetzung sind, damit Eigenbelege vom Finanzamt Anerkennung finden.

  1. Eigenbelege werden nur bei abzugsfähigen Betriebsausgaben anerkannt
  2. Eigenbelege nicht zu häufig und nur in Ausnahmefällen ausstellen
  3. Eigenbelege nur bis zu einer bestimmten Ausgaben-Höhe erstellen
  4. Eigenbelege vollständig und exakt mit allen Pflichtangaben nachvollziehbar ausfüllen

Der Eigenbeleg und seine Glaubwürdigkeit als gängiges Mittel im Geschäftsalltag

Zu viele aufgrund von Verlust ausgestellte Eigenbelege wirken auffällig und können für die Steuerprüfer auf mögliche Betrugsversuche hindeuten. Die Finanzämter können in solchen Fälle nicht nur die Belege verweigern, sondern auch eine Steuerprüfung gegen Sie ansetzen.

Umso wichtiger ist es, glaubwürdige Eigenbeleg auszustellen, welche mit allen Pflichtangaben nachvollziehbar ausgefüllt werden.

Diese Angaben sollten auf glaubwürdigen Eigenbelegen stets präzise vermerkt werden:

  • An Wen wurde die Zahlung getätigt?
  • Wann wurde die Zahlung getätigt?
  • Wie viel wurde inklusive Mehrwertsteuer bezahlt?
  • Warum wurde der Eigenbeleg erstellt?
  • Wann und wo wurde der eigene Beleg erstellt?
  • Ihre handschriftliche Unterschrift

Um die Glaubwürdigkeit Ihrer Eigenbelege weiter zu erhöhen und damit auch die letzten Zweifel des Finanzamtes zu beseitigen, sollten Sie diesen immer wenn möglich, passende Nebenbelege in Form von Kontoauszugskopien, Preislisten oder Kopien entsprechender Kreditkartenabrechnungen beilegen.

Bei alltäglich anfallenden Kleinstbeträgen für die Sie in der Regel keine Quittung erhalten (z.B. Parkgebühren, Münzautomaten, Trinkgelder) hat der Eigenbeleg hingegen auch bei regelmäßiger Nutzung durchaus seine Berechtigung als gängiges Belegmittel und wird daher auch in häufiger Zahl vom Finanzamt meist ohne Probleme anerkannt.

Eigenbelege vervollständigen die Buchhaltung

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ zählt nach wie vor zu den wichtigsten Regeln in der ordnungsgemäßen Buchführung.

Ohne Belege in Form von Rechnungen oder Quittungen sind auch keine entsprechenden Steuerabzüge möglich. Einzige Ausnahme stellen hier Pauschalen dar, für welche keine Nachweispflicht besteht.

Bei fehlenden Originalquittungen vervollständigen Eigenbelege die Buchhaltung. Auf lange Sicht behalten Sie somit stets den vollen Überblick über Ihre betrieblichen Ausgaben, was vor allem mögliche Steuerprüfungen sowohl für das Finanzamt als auch für Sie erleichtern kann.

Gerade innerhalb des Unternehmens fnden oftmals Geschäftsvorgänge (Bsp. Lohnlisten, Privatentnahme von Geld aus der Firmenkasse) statt, bei denen Sie gezwungen sind, interne Eigenbelege zu erstellen, um Ihre Buchhaltung vollständig zu halten.

Ebenso wie bei den klassischen Kassenbelegen, sollten Sie Ihre Eigenbelege gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist mindestens 10 Jahre in Ihrer Buchhaltung aufbewahren.