In diesem Artikel klären wir, was ein Eigenbeleg ist, wann man diesen benötigt und wer Ihn ausstellen darf.
Zudem stellen wir kostenlose Vorlagen sowie Anleitungen zum Erstellen eines Eigenbeleges zur Verfügung.
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg und dient als Ersatz für fehlende Quittungen und Rechnungen.
Eigenbelege dienen somit zum festhalten stattgefundener Geschäftsvorgänge und werden vom Finanzamt unter den richtigen Voraussetzungen akzeptiert.
Wer kann Eigenbelege ausstellen?
Einen Eigenbeleg kann jeder Unternehmer und Gewerbetreibender erstellen, der mit dem entsprechendem Geschäftsvorfall in Verbindung steht und als voll geschäftsfähig gilt.
Den jeweiligen Beleg kann entweder der Chef selbst oder ein bevollmächtigter Mitarbeiter erstellen.
Wann und wofür benötige ich einen Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg wir immer dann benötigt, wenn ein externer Beleg für eine unternehmerische oder gewerbliche Aufwendung verloren, gestohlen oder nicht ausgestellt wurde. Damit stellen Sie Sicher, dass Sie trotz fehlendem Originalbeleg Ihre steuerlichen Rechte beim Finanzamt geltend machen und Ihre Buchhaltung komplettieren können.
Die betrieblichen Aufwendungen müssen zudem beruflich notwendig sein, damit der Ersatzbeleg vom Finanzamt akzeptiert wird.
Einen Eigenbeleg dürfen Sie immer dann ausstellen, wenn
- Originalbelege nicht mehr vorhanden sind und die Neubeschaffung zu aufwändig wäre.
- die Ausgaben unter der festgelegten Betragshöhe für Eigenbelege liegen.
- die Ausgaben betrieblich notwendig sind.
Gründe für die Erstellung von Eigenbelegen
Für die Erstellung von Eigenbelegen gibt es zahlreiche Gründe, welche auch auf den Belegen selbst anzugeben sind.
Folgende Liste zeigt die häufigsten Gründe zur Ausstellung von Eigenbelegen auf.
- Original-Quittung verloren
- Ausstellung wurde verweigert
- Münzautomaten ohne Belegausgabe (Parkgebühren, Telefonzellen, usw.)
- Trinkgeldvergabe -> verwenden Sie bei Geschäftsessen einen Bewirtungsbeleg
- Beleg ist unleserlich, ausgebleicht oder zu grob beschädigt
- Beleg wurde zusammen mit anderen Gegenständen gestohlen
- Zur Erstellung von internen Firmenbelegen (private Geldentnahme aus der Betriebskasse, etc.)
Eigenbeleg erstellen – Vorlage & Anleitung nutzen
Damit Sie einen Eigenbeleg ausstellen können, welcher auch vom Finanzamt akzeptiert wird, sollten Sie auf das aufführen aller Pflichtangaben achten. In diesem Falle können Sie auch gerne unsere kostenlose Ersatzbeleg Vorlage nutzen, welche frei anpassbar ist und sämtliche Angaben vorsieht.
Zudem finden Sie in unserem Ratgeberbereich Tipps & Anleitungen zum Erstellen eines Eigenbelegs.